مدیریت پروژه نوین براساس استاندارد جدید PMBOK 7-2021
به گزارش مجله اندیشه، محمد احمدزاده مدرس ارشد دوره های مدیریت در یادداشتی دنیای اقتصاد نوشت: انستیتو دنیای مدیریت پروژه یا PMI که یکی از اصلی ترین مراجع تخصصی مدیریت پروژه در دنیا است، هر 3 سال یک بار، تحقیقات آماری انجام می دهد تا مطمئن شود استاندارد مدیریت پروژه یا PMBOK، به صورت عملی در مدیریت پروژه ها، به کار گرفته می شود و نتایج مثبتی را برای پروژه ها به همراه دارد، اما نتایج آخرین بررسی های این موسسه مطابق با انتظارات نبوده است.
تاثیر فرایند های نوظهور و مسوولیت مدیران پروژه در فضای کسب وکار های جدید (مانند پروژه های تحول دیجیتال، پروژه های چابک، موضوعات جدیدی مانند بلاک چین، اینترنت اشیا و...)، باعث تحولات شگرفی در دنیای مدیریت پروژه ها شده است. برای مثال با به کارگیری فناوری بلاک چین که بسکمک از افراد آن را به ارز دیجیتال می شناسند، فرصتی بکر برای حوزه های کسب وکار از جمله مدیریت پروژه فراهم آمده است.
حتی شرکت آی بی ام (IBM)، اعلام کرده است که بلاک چین قادر است به شکلی بالقوه فضای مدیریت پروژه را با حفظ سابقه ای از داده ها، اطلاعات و درس آموخته ها، به شکل تغییرناپذیری مدیریت کند و به کمک مدیریت حرفه ای پروژه بیاید. این ویژگی در برنامه ریزی، آنالیز تاخیرات، مدیریت ادعا و کلیم (Claim) های پروژه نیز به کمک مدیر پروژه می آید. برای مثال اگر شما با پیمانکار ساختمانی تان برنامه ریزی کرده بودید که کارگران را در تاریخ تعیینی سر ساختمان بفرستند و آن ها افراد را خیلی دیرتر یا زودتر اعزام کنند، آنگاه می توان از روی تکنولوژی بلاک چین به قصور و تاخیر آن پیمانکار پی برد.
همچنین از روی داده های این تکنولوژی می توان فهمید که چقدر زمان برای هر کاری صرف شده است و فرصت ها را برای بهره وری بیشتر تیم پروژه شناسایی کرد. همچنین بلاک چین به علت حذف واسطه در بخش پرداخت صورت شرایط قراردادها، باعث جلوگیری از هدر رفتن منابع زمانی و مالی می شود. این تکنولوژی می تواند امر تحویل و پرداخت را نیز تسهیل کرده و باعث کاهش اختلافات شود.
این تکنولوژی می تواند کمک بزرگی به ثبت دقیق داده ها کند. کافی است کارفرما یک کیف پول پروژه داشته باشد تا تمامی بودجه پروژه، داخل این کیف پول و برای پرداخت به هر فرد یا پیمانکاری که در پروژه فعالیت می کند به کار گرفته شود. پرداخت ها نیز می توانند مرحله به مرحله و با توجه به پیشرفت پروژه تعریف شوند و هر زمان که یک مرحله به اتمام رسید و محصول نهایی بازرسی و تایید شد، پرداخت به صورت اتوماتیک به فرد یا پیمانکار موردنظر انتقال یابد.
این ها تنها مثال های کوچکی از تغییرات حوزه مدیریت پروژه و در واقع هوشمند شدن مدیریت پروژه و ترکیب آن با موضوع چابکی و تکنولوژی های نوظهور است. با این مقدمه، موسسه PMI متوجه شد که استفاده صرف از رویکرد های از پیش تعیین شده یا Predictive که به آن روش آبشاری می گویند و همچنین رویکرد های فرآیندمحور که در مدیریت پروژه براساس استاندارد PMBOK-V 6 پررنگ بود، امکان پاسخگویی به این شرایط جدید را ندارد.
تغییرات استاندارد جدید مدیریت پروژه- PMBOK 7
همان طور که در بالا مطرح شد، استاندارد مدیریت پروژه در ابعاد و حوزه های جدید، در حال توسعه است و موسسه PMI به عنوان مرجع اصلی مدیریت پروژه در دنیا نیز تغییرات زیادی را در دستور استاندارد جدید خود یا PMBOK 7 قرار داده است. این موسسه در ابتدای سال 2020 نسخه پیش نویس استاندارد PMBOK 7 خود را با تغییرات بنیادی و از صفر (درست مانند اینکه یک کتاب را بخواهیم از نو بنویسیم) توسط تیمی از خبرگان و متخصصان مدیریت پروژه، به جامعه دنیای مدیریت پروژه ارائه کرد.
بدون شک، بزرگ ترین و زیربنایی ترین و به نظر من زیباترین تغییر PMBOK 7 نسبت به نسخه های قبلی استاندارد مدیریت پروژه، جایگزینی سیستم اصل محور به جای سیستم فرآیند محور بوده است. این اصول 12 گانه تحویل پروژه که شاید به تعبیری جایگزین فاز های پنج گانه مدیریت آغازین، برنامه ریزی، اجرایی، پایش و کنترل مدیریت پروژه شده اند، عبارتند از:
1-نظارت/ مشاوره: نظارت/ مشاوره مداوم، سخت کوشانه و مبتنی بر احترام متقابل بر تحویل پروژه. 2- تیم: ایجاد فرهنگ تیم سازی و مسوولیت پذیری. 3- ذی نفعان/ دست اندرکاران: تعامل مستمر با ذی نفعان جهت شناسایی دقیق نیاز ها و علاقه مندی هایشان (به خصوص ذی نفعان/ دست اندرکاران کلیدی). 4- ارزش: تمرکز بر ارزش (ارزیابی، برنامه ریزی، تحویل، تایید، پیگیری و گزارش ارزش). 5- تفکر جامع و کل نگر: تشخیص و پاسخ به تعاملات سیستم های پروژه و مدیریت پروژه. 6- رهبری: ایجاد انگیزش، تاثیرگذاری، مربیگری و یادگیری.
7- متناسب سازی: تعیین و بومی سازی رویکرد تحویل پروژه براساس زمینه/ محل/ فرهنگ/ جغرافیا/ حجم و در یک کلمه محیط پروژه. 8- کیفیت: ایجاد کیفیت هم در فرآیند ها و هم در نتایج نهایی پروژه. 9- پیچیدگی: ایجاد راهکار های حل پیچیدگی های پروژه براساس دانش، تجربه و یادگیری. 10- فرصت ها و تهدیدها: ایجاد راهکار های مقابله با تهدیدات و بهره برداری از فرصت ها. 11- تطبیق پذیری و واکنش به موقع: تطبیق دهی با پروژه و واکنش به موقع. 12- مدیریت تغییرات: فعال کردن فرآیند مدیریت تغییرات جهت دستیابی به شرایط پیش بینی شده در آینده.
همچنین تبیین سیستم تحویل ارزش در پروژه از طریق مدیریت پروژه و نیز محدوده های عملکردی هشت گانه مدیریت پروژه با رویکرد جدیدی که در استاندارد PMBOK 7 طراحی شده است، از دیگر تغییرات این نسخه است. از آنجا که مهم ترین و بنیادی ترین تغییر در استاندارد PMBOK 7، نسبت به نسخه های قبلی استاندارد مدیریت پروژه، جایگزینی سیستم اصل محور به جای سیستم فرآیند محور است، بنابراین تمام فرآیندها، گروه های فرآیندی و حوزه های دانش، یعنی کل محتوای قدیمی استاندارد، به بخش سوم یعنی راهنمای آنلاین منتقل شده و دیگر جزئی از کتاب PMBOK 7 نخواهد بود و در عمل فرآیند های مدیریت پروژه، اهمیت قبلی خود را از دست خواهند داد. نسخه نهایی استاندارد مدیریت پروژه PMBOK 7 در اواسط مرداد 1400 منتشر خواهد شد.
به طور کلی مدیریت پروژه در بسکمک از پروژه های امروزی، از ابتدا تا انتها قابل برنامه ریزی و اجرا است، اما بیشتر پروژه های امروزی در شرایط ناپایدار و غیرقابل پیش بینی، سرشار از عدم قطعیت، پر از پیچیدگی و نادانسته ها و در نهایت پر از ابهام اجرا می شوند، بنابراین مدیران پروژه چاره ای جز به روزآوری دانش خود و آشنایی با استاندارد جدید مدیریت پروژه، یعنی PMBOK 7 ندارند. شما می توانید نسخه پیش نویس استاندارد مدیریت پروژه یا همان PMBOK 7 را از مرکز آموزش دنیای اقتصاد به آدرس https:/ / lms.den.ir دانلود کرده و دانش مدیریت پروژه خود را به روز کنید.
منبع: فرارو